متابعة أداءات الزبائن: التسبيق والدفعات الجزئية والباقي

الجواب المختصر: سجّل الأداء، لا كلمة «مؤداة» فقط

يجب أن تجيب متابعة أداءات الزبائن فوراً عن خمسة أسئلة: من أدى؟ وكم؟ ومتى؟ وبأي وسيلة؟ ولأي وثيقة أو حساب؟

لا تكفي كتابة «مؤداة» في ملف. فالتسبيق والشيك الذي لم يُصرف بعد والدفعة الجزئية حالات مختلفة. لذلك تعتمد المتابعة الجيدة على التفاصيل التي تحفظها وقت التحصيل.

يتناول هذا الدليل طريقة تسجيل الأداءات يومياً. أما تنظيم التأخر والتذكير، فراجعه في دليل الفواتير غير المؤداة في المغرب.

المعلومات الضرورية في كل أداء

سجّل على الأقل:

المعلومة	مثال
الزبون	شركة أطلس للتوزيع
تاريخ الأداء	18 يوليوز 2026
المبلغ	7 500 درهم
الوسيلة	تحويل أو شيك أو نقد أو بطاقة
المرجع	رقم التحويل أو الشيك أو الوصل
الوثيقة المعنية	فاتورة أو طلبية أو تسبيق
من سجّل الأداء	اسم الموظف

احتفظ كذلك بالإثبات إن وُجد. لا تعوض صورة التحويل مراجعة الحساب البنكي دائماً، لكنها تساعد على مطابقة المعلومة بالحركة الفعلية.

التسبيق والدفعة الجزئية والباقي: ثلاث حالات مختلفة

التسبيق

يؤدى التسبيق قبل إتمام المبلغ، وغالباً عند الطلب أو قبل بداية العمل. يجب أن يبقى ظاهراً في ملف الزبون حتى يُخصم من المبلغ النهائي دون نسيان أو احتساب مرتين.

اربطه بالطلبية أو الملف المعني. فإذا كانت لدى الزبون عدة طلبيات مفتوحة، ستخلق عبارة «تسبيق الزبون» وحدها غموضاً لاحقاً.

الدفعة الجزئية

إذا كانت الفاتورة بقيمة 20 000 درهم وأدى الزبون 8 000 درهم، فلا تغيّر مجموع الفاتورة ولا تعتبرها مؤداة. احتفظ بالتفاصيل:

• مبلغ الفاتورة: 20 000 درهم
• الدفعة الأولى: 8 000 درهم
• الباقي: 12 000 درهم
• تاريخ الدفعة ومرجعها

تُضاف كل دفعة جديدة إلى السجل إلى أن يصل الباقي إلى صفر.

أداء غير موزع

قد يحوّل الزبون مبلغاً إجمالياً دون تحديد الفواتير. سجّل المبلغ في حسابه، لكن اتركه غير موزع حتى تتأكد من طريقة تخصيصه.

إذا ربطته بالفاتورة الخطأ، ستصبح وثيقتان غير صحيحتين: فاتورة تبدو مؤداة، وأخرى تبقى مفتوحة دون حق.

لا تخلط بين استلام الشيك وتوفر المال

قد يمر الشيك بمراحل مختلفة: مستلم، مودع، مصروف أو مرفوض. وإذا استعملت حالة «مؤداة» فقط، فقد تبدو السيولة أكبر من الواقع.

احتفظ بتاريخ الاستلام ورقم الشيك والبنك وتاريخ الاستحقاق إن وُجد وحالته الحالية. وطبّق المنطق نفسه على كل وسيلة تحتاج إلى تأكيد.

مثال بثلاث فواتير مفتوحة

لدى زبون ثلاث فواتير:

• الفاتورة أ: 6 000 درهم
• الفاتورة ب: 9 000 درهم
• الفاتورة ج: 5 000 درهم

حوّل 10 000 درهم وكتب «تسوية أ وجزء من ب». يصبح التوزيع:

الوثيقة	المبلغ الموزع	الباقي
الفاتورة أ	6 000 درهم	0 درهم
الفاتورة ب	4 000 درهم	5 000 درهم
الفاتورة ج	0 درهم	5 000 درهم

ما زال على الزبون 10 000 درهم في المجموع. ومن دون هذا التفصيل، قد يذكّره فريقك بالفاتورة أ خطأً أو يعتقد أن الفاتورة ب أُديت كاملة.

روتين يومي في ست خطوات

1. راجع المبالغ المحصلة
2. ابحث عن بطاقة الزبون الصحيحة
3. سجّل المبلغ والتاريخ والوسيلة والمرجع
4. وزّع الأداء على الوثيقة المناسبة عندما تكون المعلومة مؤكدة
5. اترك المبالغ غير الموزعة منفصلة
6. راجع الباقي واحتفظ بالإثبات

في نهاية الأسبوع، قارن الأداءات المسجلة بحركات الصندوق والبنك. تكشف هذه المراجعة القصيرة أي إدخال ناقص أو مكرر أو موزع على الفاتورة الخطأ قبل التذكير المقبل.

وإذا كنت تبيع بالدين في المحل، أكمل الطريقة بدليل البيع بالدين: متابعة التسبيق والباقي.

متى تبدأ التذكير؟

ابدأ التذكير بعد التأكد من صحة الأرصدة. راجع أولاً الأداءات غير الموزعة والشيكات التي لم تُصرف والنزاعات المحتملة. ثم أرسل تذكيراً واضحاً عبر واتساب يتضمن رقم الوثيقة والباقي وطلباً محدداً.

التذكير انطلاقاً من رصيد خاطئ يضر بثقة الزبون. لذلك يحمي السجل المنظم السيولة والعلاقة التجارية معاً.

الخلاصة

لا تعني متابعة أداءات الزبائن تلوين الفاتورة بالأخضر. بل تعني الاحتفاظ بسجل يمكن التحقق منه لكل مبلغ وطريقة توزيعه.

إذا كان لكل أداء تاريخ ومبلغ ووسيلة ومرجع ورابط واضح بالوثيقة، تبقى التسبيقات والدفعات الجزئية مفهومة. ويعرف فريقك الرصيد الحقيقي قبل التذكير أو اتخاذ قرار تجاري.