التحقق من شهادة DGI: ماذا تراجع قبل شراء من مورد؟

الحصول على الشهادة لا يعني أنها تم التحقق منها

يرسل المورد فاتورة، ثم يضيف شهادة الانتظام الضريبي في ملف PDF. يقوم الفريق بتحميلها، يضعها في الملف، ثم يكمل bon de commande أو bon de réception أو فاتورة الشراء.

لكن السؤال المهم هو: هل هذه الشهادة تخص فعلاً نفس المورد؟ وهل يمكن استعمالها في تاريخ هذه الوثيقة؟

بالنسبة إلى TPE أو PME، الهدف ليس تعويض المحاسب. الهدف هو تجنب معالجة شراء بسرعة اعتماداً على شهادة قديمة، ناقصة، أو تخص شركة أخرى.

الطريقة السليمة بسيطة: راجع المعلومات الأساسية، استعمل البوابة الرسمية عند الحاجة، واحتفظ بالدليل في مكان واضح.

الموقع الرسمي الذي يجب استعماله

عند التحقق من شهادة، ابدأ دائماً من رابط رسمي. بوابة DGI الخاصة بالشهادات هي:

https://attestation.tax.gov.ma/

حسب الوثيقة التي توصلت بها، قد تجد رابطاً مباشراً، QR code، كود التحقق، التعريف الضريبي أو تاريخ الشهادة. لا تنقل هذه المعلومات من الذاكرة أو من رسالة WhatsApp. خذها من ملف PDF أو الصورة التي أرسلها المورد.

إذا كانت البوابة غير متاحة مؤقتاً، فلا تعتبر الشهادة صالحة تلقائياً. اترك الملف في حالة انتظار، اطلب نسخة أخرى عند الحاجة، أو أكد الموضوع مع المحاسب.

ما الذي يجب التحقق منه؟

قبل قبول شراء من مورد، راجع على الأقل:

• اسم المورد
• التعريف الضريبي أو ICE
• تاريخ الشهادة
• كود أو رابط التحقق
• نتيجة الوضعية الضريبية
• تطابق الشهادة مع المورد الموجود في الفاتورة

النقطة الأهم هي التطابق. قد تكون الشهادة حقيقية، لكنها لا تخص المورد الذي ستدفع له. وقد تكون صحيحة في الأصل، لكنها قديمة بالنسبة لتاريخ وثيقة الشراء.

متى يجب القيام بهذا التحقق؟

الأفضل أن يتم التحكم قبل أن يصبح الملف صعب التصحيح.

في المشتريات، اللحظات المناسبة هي:

• قبل تأكيد bon de commande مهم عند المورد
• عند إنشاء bon de réception
• قبل تسجيل فاتورة الشراء
• قبل أداء فاتورة قد تكون مرتبطة بالاقتطاع من المنبع في TVA

إذا انتظرت إلى لحظة الأداء، قد تكون البضاعة وصلت، أو بدأ الورش، أو تم تجهيز الفاتورة. التصحيح بعد ذلك يأخذ وقتاً أكثر.

مثال بسيط

شركة أشغال تتوصل بفاتورة من مورد فيها تجهيزات وخدمة تركيب. المورد يرسل معها شهادة.

قبل إنشاء bon de réception، يراجع الفريق:

• اسم المورد في الفاتورة وفي الشهادة
• تاريخ الشهادة
• كود التحقق
• النتيجة الظاهرة أو المكتوبة في الشهادة

إذا كان كل شيء واضحاً، يمكن للملف أن يتقدم. أما إذا كان التاريخ قديماً، أو الاسم غير مطابق، أو الكود لا يسمح بتأكيد الوثيقة، فمن الأفضل إبقاء الملف في حالة تحقق.

هذه الخطوة تمنع اكتشاف المشكل فقط عند الأداء أو عند إغلاق الحسابات.

كيف يدعم YanCommerce هذا الأمر نيتفياً

في YanCommerce، هذا التحكم موجود نيتفياً على مستوى الموردين ووثائق الشراء.

عند استيراد شهادة مورد، يمكن للنظام استخراج المعلومات المهمة من الوثيقة: التاريخ، التعريف الضريبي، ICE، كود التحقق، اسم المورد ونتيجة الانتظام الضريبي. ويمكنه أيضاً محاولة التحقق من أصالة الوثيقة عبر رابط DGI عندما تكون المعلومات الضرورية موجودة.

بعد ذلك، عند إنشاء أو تعديل وثيقة شراء، يتحقق YanCommerce هل المورد يحتاج إلى شهادة صالحة في تاريخ الوثيقة.

هذا التحكم موجود في:

• bon de commande fournisseur
• bon de réception
• فاتورة الشراء

إذا كانت الشهادة غير موجودة، أو منتهية، أو تاريخها بعد تاريخ الوثيقة، أو ما زالت تحتاج إلى مراجعة، يظهر تنبيه للفريق. وحسب الإعدادات والصلاحيات، يمكن منع الحفظ أو السماح به فقط من طرف مسؤول.

الفكرة هي أن يظهر التذكير في اللحظة الصحيحة: عند إنشاء الطلبية، أو الاستلام، أو فاتورة الشراء، وليس بعد أسابيع.

روتين بسيط للعمل

لتفادي الأخطاء، احتفظ بقاعدة قصيرة:

1. حدد الموردين الذين يجب أن يقدموا شهادة.
2. اطلب الشهادة قبل الشراء أو قبل الأداء.
3. تحقق منها عبر البوابة الرسمية عندما يوجد كود أو رابط.
4. راجع الاسم، التعريف الضريبي، التاريخ والنتيجة.
5. احتفظ بملف PDF أو الصورة داخل بطاقة المورد.
6. اطلب شهادة جديدة عندما تصبح القديمة غير صالحة.

هذا الروتين يساعد فريق الشراء، والمخزن، والمسير، والمحاسب على الرجوع إلى نفس الملف.

الخلاصة

التحقق من شهادة DGI لا يحتاج إلى تعقيد. المهم هو أن يتم في الوقت المناسب وبالمعلومات الصحيحة.

قبل bon de commande أو bon de réception أو فاتورة شراء، تأكد أن الشهادة تخص المورد الصحيح، وأنها قابلة للاستعمال في تاريخ الوثيقة، وأنه يمكن تأكيدها عبر البوابة الرسمية عندما يكون ذلك ممكناً.

تحقق صغير قبل الشراء قد يوفر كثيراً من الخلط عند الأداء.