Passation de caisse : quoi vérifier quand un collègue prend le relais

Le relais commence par un montant compté

Vous quittez le comptoir à midi. Votre collègue reprend les ventes avec le même tiroir. Le soir, il manque de l'argent, mais aucun comptage ne permet de situer l'écart avant ou après le changement d'équipe.

Une passation de caisse consiste à comparer les espèces attendues aux espèces comptées, puis à noter le montant réellement remis au collègue. L'heure du relais compte autant que le montant : elle sépare les opérations des deux périodes.

Les rapports de suivi de caisse de Shopify distinguent eux aussi montants attendus, comptages et écarts. La routine ci-dessous reste utilisable avec un carnet. Elle complète votre journal de caisse quotidien.

Fixer une coupure claire entre les deux périodes

Terminez l'encaissement en cours, notez la dernière opération et suspendez brièvement l'utilisation du tiroir pendant le comptage. Si un autre poste continue à vendre, gardez ses espèces séparées.

Relevez les entrées et sorties depuis la prise de poste : paiements reçus en espèces, remboursements, dépenses autorisées et retraits vers le coffre. Conservez les justificatifs avec leurs références.

Les paiements par carte ou virement et les ventes à crédit ne font pas entrer de billets dans le tiroir. Un règlement d'ancienne facture en espèces, lui, doit être inclus dans le comptage attendu.

Calculer ce qui devrait se trouver dans le tiroir

La règle est simple : espèces de départ + entrées en espèces − sorties en espèces = espèces attendues.

Voici un exemple fictif, avec tous les mouvements de la période :

Les 1 500 DH mis au coffre sont déjà sortis du tiroir. Ne les soustrayez pas une seconde fois. Pour distinguer les ventes du jour et les anciens règlements, consultez aussi le guide du suivi des paiements clients.

Noter l'écart avant de remettre la caisse

Comptez les billets et les pièces par valeur, de préférence avec la personne qui reprend. Dans notre exemple, si vous trouvez 930 DH, l'écart est de −20 DH.

Recomptez, puis vérifiez les remboursements, les petites dépenses et les erreurs de mode de paiement. N'ajoutez pas une vente fictive pour faire tomber le total juste. Un écart ne prouve pas à lui seul une faute du caissier.

S'il reste inexpliqué, gardez les deux montants : 950 DH attendus et 930 DH comptés. Notez « écart de 20 DH à vérifier » et qui doit s'en occuper.

Le collègue reprend avec les 930 DH comptés, sauf retrait ou ajout supplémentaire enregistré.

Garder une trace courte du relais

Une fiche de passation peut tenir sur quelques lignes :

• Date, heure, magasin et caisse concernés.
• Noms de la personne qui remet et de celle qui reçoit.
• Montants attendu, compté et finalement remis.
• Écart constaté, justificatifs et vérification à poursuivre.
• Validation des deux personnes, ou du responsable présent.

Si vous laissez seulement un fonds de 500 DH au collègue sur les 930 DH comptés, notez le retrait supplémentaire de 430 DH. Son montant de départ devient alors 500 DH. Le retrait ne résout pas l'écart précédent de 20 DH.

Conclusion

À la prochaine relève, comptez le tiroir avant les nouvelles ventes. Gardez l'heure, le montant remis et les vérifications encore ouvertes. La personne qui reprend doit pouvoir expliquer son solde de départ sans reconstituer la matinée.